Vérifier le DUNS d'un fournisseur avant de signer

Avant d'enregistrer un fournisseur sur SAP Ariba, Coupa ou Amazon Vendor Central, le DUNS qu'il transmet se vérifie en croisant trois éléments avec sa fiche d'identité officielle : la raison sociale exacte, l'adresse du siège telle qu'enregistrée à l'INSEE, et le statut actif de l'entreprise. Un DUNS qui existe mais qui est rattaché à une autre raison sociale, une autre adresse ou une entité radiée n'est pas le bon DUNS pour ce fournisseur, même s'il passe la validation de format du portail achats.

Pourquoi le service achats doit vérifier le DUNS avant de signer

Un portail comme SAP Ariba ou Coupa ou Amazon Vendor Central contrôle en général que le champ DUNS contient 9 chiffres, pas que ces 9 chiffres désignent bien l'entreprise qui les a saisis. Le format seul ne prouve rien : un numéro à 9 chiffres bien formé peut très bien être un DUNS existant, mais attribué à une tout autre société que celle qui l'a saisi. Pour un service achats, la conséquence d'un DUNS mal vérifié n'apparaît pas à l'enregistrement mais plus tard, au moment du rapprochement des factures ou du paiement, quand l'entité identifiée par le DUNS ne correspond pas à l'entité qui a réellement livré ou facturé.

Étape 1 : la raison sociale exacte, pas le nom commercial

La première confrontation porte sur le nom. La raison sociale associée à un DUNS peut différer du nom commercial utilisé par le fournisseur au quotidien : sigle, forme juridique omise, ancienne dénomination non mise à jour. Comparez la raison sociale exacte figurant sur le Kbis ou l'extrait Sirene du fournisseur à celle enregistrée pour le DUNS qu'il vous a transmis. Un écart n'est pas toujours une fraude, mais il justifie une question avant validation. Pour voir la raison sociale et l'adresse enregistrées chez Dun & Bradstreet pour son SIREN, il suffit de chercher le numéro DUNS du fournisseur par son SIREN. Le détail du format du DUNS et de sa logique de vérification est couvert dans notre guide sur le format du numéro DUNS.

Étape 2 : l'adresse du siège INSEE face à l'adresse du DUNS

Le deuxième point de contrôle est l'adresse. L'annuaire des entreprises de la DINUM affiche l'adresse du siège telle qu'enregistrée au répertoire Sirene de l'INSEE à partir du SIREN du fournisseur. Comparez cette adresse à celle associée au DUNS transmis. Une différence a plusieurs origines possibles, à ne pas confondre :

• une fiche Dun & Bradstreet ancienne, non mise à jour après un déménagement du siège ;
• un DUNS de maison mère ou de filiale sœur donné à la place de celui de l'entité qui facture réellement ;
• une erreur de saisie du fournisseur, un chiffre transposé donnant un DUNS existant mais faux.

Dans les trois cas, la marche à suivre est la même : demander au fournisseur de confirmer ou corriger avant de valider l'enregistrement, pas après.

Étape 3 : le statut actif de l'entité

Un DUNS peut exister dans la base Dun & Bradstreet sans que l'entreprise à laquelle il est rattaché soit encore en activité. Recouper le SIREN du fournisseur avec le répertoire Sirene de l'INSEE permet de vérifier que l'entreprise n'est pas déclarée cessée : une entité radiée qui transmet encore un DUNS actif dans sa base pointe soit vers une fiche D&B non mise à jour, soit vers un dossier à écarter purement et simplement.

En pratique

Avant de valider un fournisseur sur un portail achats, croisez systématiquement trois éléments : sa raison sociale exacte, l'adresse de son siège au répertoire Sirene, et le statut actif de son SIREN — puis confrontez ces trois éléments à ceux enregistrés pour le DUNS transmis. En cas d'écart, la bonne réaction n'est pas de rejeter automatiquement le dossier mais de demander au fournisseur de clarifier : fiche non mise à jour, entité de groupe différente, ou véritable erreur. Si le fournisseur affirme ne pas avoir de DUNS, vérifiez d'abord par son SIREN avant de le croire : en France, le DUNS se crée automatiquement et gratuitement dès qu'une entreprise dispose d'un SIREN ou d'un SIRET.